Automatische Zahlungserinnerungen und Mahnungen im OXID Shop

18.08.2020

Viele Shops wollen Ihren Kunden auch die Zahlung via Rechnung oder Vorkasse anbieten. Das macht viel Sinn, weil so die Hemmschwelle zum tatsächlichen Kaufabschluss gesenkt wird.

Aber manche zögern angesichts des Aufwands - muss doch anschließend meist manuell geprüft werden, ob der Kunde seine Bestellung auch bezahlt hat. Hinzu kommt die Erinnerung (oder im schlimmsten Fall auch mehrere), falls er es nicht tut.

Bei der Vorkasse scheint eine entgangene Zahlung manchen zwar nicht tragisch - schließlich ging noch keine Ware raus. Doch auf den zweiten Blick ist es doch ärgerlich - immerhin ist die Ware kalkulatorisch aus dem Lagerbestand gegangen, und was ist mit dem entgangenen Umsatz?

Nicht immer ist es böse Absicht des Kunden, wenn eine Vorkasse untergeht - oftmals wird es einfach nur im Trubel des Alltags vergessen. Und auch Rechnungen können leicht in Vergessenheit geraten, besonders wenn sie nur per E-Mail versendet werden, wie es immer üblicher wird.

Je nach Auftragsvolumen kann das Prüfen von Zahlungseingängen und das Nachfassen offener Forderungen leicht einen ganzen Mitarbeiter beschäftigen. Hinzu kommen dann ja noch die Retouren, die von vielen Kunden gleich von der Rechnung abgezogen werden - und nicht immer rechnet der Kunde dann richtig.

Wäre es nicht toll, ein Warenwirtschaftssystem zu haben, das die Erinnerungen und Mahnungen eigenständig im richtigen Abstand übernimmt und überwacht?

Automatisches Mahnwesen direkt in OXID eShop

Tatsächlich brauchst du in vielen Fällen gar kein WWS dafür - ein automatisches Mahnwesen für den OXID Shop kann eine interessante Alternative sein.

Die individuelle Umsetzung in deinem Shop-Backend hat neben den günstigen Kosten noch einen weiteren, äußerst charmanten Pluspunkt: Sie kann ganz genau an deine Prozesse und Anforderungen angepasst werden.

Die zu prüfenden Zahlungsarten, die Erinnerungs-Fristen und die Texte für die Kundenansprache werden so designt, dass sie zu dir, deiner Unternehmenskultur und deinen Kunden passen.

Übrigens: Für alle von uns umgesetzten Anpassungen nutzen wir für die Texte gern die von OXID bereitgestellten CMS-Seiten, denn so kannst du sie später auch noch jederzeit selbst anpassen. 

Was das Herz begehrt ...

Darüber hinaus ist es möglich, weitere Ideen und Wünsche in den Automatismus mit einzubeziehen. So lassen sich für die Erinnerungen und Mahnungen verschiedene Kanäle (z.B. E-Mail, Brief) nutzen. Briefe können als PDF automatisch an einen Mitarbeiter oder sogar direkt an einen Drucker gesendet werden, so dass die ausgedruckten Mahnungen nur noch eingetütet und versendet werden brauchen.

Es können beliebig viele Mahnstufen in beliebigem Abstand integriert werden, denn oberstes Ziel sollte immer sein, dass der Kunde letztlich zahlt und kein Inkasso-Dienstleister eingeschaltet werden braucht.

Dabei sind auch Mahnsperren möglich, so dass ein Kunde - aus welchem Grund auch immer - zeitweise oder langfristig von Mahnungen ausgenommen werden kann.

Neben diesen Automatisierungen, die dir viel Arbeit und Wege ersparen können, kann auch z. B. ein Import für Bankkonto-Daten integriert werden, mit dem Zahlungseingänge automatisch den Bestellungen zugeordnet werden können. Auch bei Teilzahlungen, Zahlendrehern oder anderen Fehlern bei der Überweisung hast du so immer den Überblick über den jeweiligen Kontostand deiner Kunden. Der manuelle Aufwand für die Konto-Prüfung entfällt und Fehler werden vermieden.

Das i-Tüpfelchen ist die Kombination mit einer Retourenerfassung, durch die die für die zurückgegangene Ware fälligen Beträge automatisch vom offenen (oder sogar schon gezahlten) Gesamtbetrag abgezogen werden.

Räume dir den Weg frei, indem du dir so viel Arbeit wie möglich von deinem Shop abnehmen lässt - besonders, wenn es sich um so langweilige und fehlerträchtige Arbeit wie die Erfassung von Zahlungseingängen und die Berechnung der noch offenen Beträge sowie deren Eintreiben handelt.

Durch die konsequente Automatisierung geht dir nichts mehr unter, und in den meisten Fällen brauchst du kein Inkasso mehr, das ohnehin für dich immer die allerletzte Instanz sein sollte, weil es die Beziehung zum Kunden nachhaltig stören kann.

Möchtest du auch mit deinem Shop auf das nächste (Automatisierungs-)Level und dir das Leben und deinen Arbeitsalltag erleichtern?

Sprich uns an, schildere uns deine Ideen oder Sorgen.

Das erste Gespräch ist kostenlos.

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