Egal, ob im Marketing, in der Entwicklung oder bei der Buchhaltung – ich bin großer Fan von Automatisierung. In erster Linie, weil ich ziemlich faul bin. Ich versuche, mir Arbeit zu sparen, wo es geht. Das zuzugeben, fällt mir gar nicht schwer – das ist in unserer Branche ja nicht nur legitim, sondern sogar eine Tugend: „Ein guter Programmierer ist ein fauler Programmierer“ (googeln Sie mal danach, wenn Sie mir nicht glauben).

Aber Automatisierung ist nicht nur sinnvoll, wenn man lieber mal in der Sonne liegt (seltsamerweise schaffe ich das trotzdem gar nicht so oft). Oft denkt man dabei ja nicht unbedingt an etwas Positives: Automatisierung ersetzt den Menschen und zerstört Arbeitsplätze, hat sich im letzten Jahrhundert gezeigt. Ich möchte Ihnen die Automatisierung heute mal von ihrer guten, sehr nützlichen Seite zeigen. Gerade für Unternehmer, deren Aufgaben immer zahlreicher und gleichzeitig komplexer und anspruchsvoller werden, kann (und wird) es sogar ein wichtiger Überlebensfaktor sein, viele Routine-Dinge zu automatisieren. Monika Birkner hat speziell zu diesen wachsenden Herausforderungen vor Kurzem einen Beitrag verfasst, in dem sie ebenfalls auf die Vorteile einer hochgradigen Automatisierung eingeht.

Automatisierung spart Zeit

Es ist nicht von der Hand zu weisen, wenn ich etwas automatisch durchführen lasse, spare ich Zeit – im Vergleich dazu, es manuell zu tun.

Lasse ich neue Blogbeiträge automatisch bei Xing oder Facebook veröffentlichen, muss ich mich nicht dort einloggen und mühevoll die Inhalte zusammenstellen und posten. Beantworte ich Kundenanfragen automatisch, so muss ich nicht jedesmal eine Mail von Hand verfassen.

Die Waschmaschine und die Spülmaschine – meine liebsten Haushaltsgeräte – basieren auch auf dieser Idee.

Wichtige Todos werden nicht vergessen

Oder anders: Man kann diese Dinge getrost im Alltag vergessen, wenn man sie automatisiert hat. Denke man nur an Backups, an den Versand von Rechnungen, an das Einladen von Kunden zu einer Bewertung nach dem Kauf … Die tägliche Checkliste für Routine-Aufgaben wäre endlos, wenn es keine Automatisierung gäbe.

Gerade wenn man tausend Dinge im Kopf hat, ist jede Automatisierung Gold wert, denn man kann sich darauf verlassen, dass zumindest diese Aufgabe erledigt wird.

Abläufe werden vereinfacht

Automatisierung funktioniert nur, wenn sich der Ablauf in klaren Regeln ausdrücken lässt. Ein auslösendes Ereignis und ein klarer Ablauf von bestimmten Dingen (mit wenn – dann Verzweigungen).

Bei uns z. B. läuft ein Kauf in unserem Shop wie folgt ab:

Kunde bestellt im Shop -> Bestellung wird in unser Grips Tool importiert -> Kundenadresse wird angelegt oder abgeglichen und ggf. korrigiert -> Projekt wird erstellt und ggf. eine Aufgabe einem Mitarbeiter zugewiesen (wenn erforderlich) -> Rechnung wird erstellt und versendet.

All das läuft ganz automatisch und ohne dass wir auch nur einen Handschlag machen müssen.

Doch dieser Ablauf muss anfangs zwingend ganz klar formuliert werden, mit allen wenn – dann, und das macht es erforderlich, dass bei jedem Schritt überlegt wird: Ist er wirklich nötig? Lässt er sich vielleicht einfacher abbilden? Und so wird oft ganz automatisch der gesamte Prozess weniger komplex. Nicht wirklich erforderliche Dinge fallen einfach weg, denn sonst ist der Automatismus nicht mehr überschaubar und damit dann irgendwann auch nicht mehr handelbar (leider gibt es in der Praxis auch gegenteilige Fälle).

Fehler vermeiden → Qualität erhöhen

Die Maschine macht keine Fehler. Oder zumindest nur solche, die auf dem Mist des Programmierers gewachsen sind :) Ein automatisierter Prozess ist also eine recht zuverlässige Gewähr für einen fehlerfreien Ablauf. Hier geht es nicht nur darum, dass die Todos nicht vergessen werden, wie oben, sondern noch viel weiter in die Details.

Zudem sorgt die Definition von klaren Abläufen ganz nebenbei dafür, dass Prozesse überdacht werden und dabei mögliche Fehlerquellen aufgedeckt und ausgemerzt werden.

Ein einfaches Beispiel ist das Erstellen der Rechnung. Das habe ich früher von Hand gemacht. Word Vorlage auf, und dann ging es los: Adresse rein, Datum rein, Rechnungsnummer erstellen und rein, usw. Das macht heute kaum noch jemand. Und warum nicht? Nicht nur, weil das automatisierte Erstellen der Rechnungen schneller geht (und Rechnungen erstellen jetzt bestimmt nicht die spannenste Aufgabe der Welt ist), sondern auch, weil sich damit Fehler vermeiden lassen. Denn z. B. muss man ja sicherstellen, dass die Rechnungsnummer fortlaufend und eindeutig ist. Mir sind auch schon mal Zahlendreher reingerutscht (oder einmal sogar ein Rechenfehler beim Brutto-Betrag zu meinen Ungunsten). Genau sowas wird durch Automatisierung sichergestellt bzw. vermieden.

Die Installation unserer WEB-Villa haben wir anfangs in gefühlten tausend Schritten von Hand durchgeführt, wobei natürlich immer wieder Fehler auftraten, weil bestimmte Bedingungen nicht geprüft oder nicht beachtet wurden. Mittlerweile übernimmt das alles ein automatischer Installationsprozess, der die Datenbank erstellt, füllt, Verzeichnisse anlegt und die richtigen Rechte vergibt und vieles mehr.

Ein weiteres Beispiel ist OXID Guru, unser Überwachungsdienst für OXID Shops. Er prüft automatisch alle fünf Minuten, ob der Shop erreichbar ist, und schickt im Fehlerfall sofort eine Mail an den Shopbetreiber. So lassen sich lange Warte- und Offlinezeiten vermeiden.

Und jeder Fehler, der vermieden werden kann, steigert letztlich die Qualität (und spart natürlich auch wieder Zeit).

Chancen & Grenzen der Automatisierung

Wenn ich mal so drüber nachdenke, lässt sich eigentlich wahnsinnig viel automatisieren. Der Autoresponder, wenn ich im Urlaub bin. Der Import von Bestellungen. Der Versand von Rechnungen (und leider manchmal auch Zahlungserinnerungen). Die Datensicherung (ganz klassisch). Das Sortieren von Spam in den Junk-Ordner. Der Versand von Newslettern. Der Import von Tracking-IDs und das automatische Versenden einer Ihre-Bestellung-ist-versendet-Mail. Einladungen zu Kundenumfragen. Versand eines Danke- oder Geburtstagsgutscheins. Der Export von Artikeldaten zu Google. Die Zuordnung von Kunden zu bestimmten Kundengruppen bei Erfüllung bestimmter Bedingungen.

Ich weiß gar nicht, wo ich heute ohne Automatisierung wäre …

Aber natürlich hat das Ganze auch seine Grenzen. Automatisierung eignet sich nur für Prozesse, für die der gesamte Ablauf feststeht und sich in Regeln (wenn – dann) abbilden lässt. Für die man also kaum Fälle erwarten kann, bei denen eine Expertenentscheidung nötig ist. Shop-Updates würden wir z. B. niemals automatisieren können (zumindest vorläufig nicht), da jeder Shop mit seinen Modulen und seinem individuellen Theme anders ist und zu viele Dinge zu beachten sind. Vielleicht würde es trotzdem gehen, aber der Aufwand und auch das Risiko der Automatisierung sollten immer kalkulierbar bleiben.

Automatisierung eignet sich somit für

  • einfache und komplexere Abläufe,
  • die sich in klaren Regeln ausdrücken lassen,
  • die häufig genug anfallen, damit sich die Anfangsinvestition lohnt.

Klar, Dinge zu automatisieren, bedeutet erstmal mehr Aufwand, um den Prozess festzulegen, möchte Fallstricke vorherzusehen und dann die Automatisierung umzusetzen. Auch deshalb eignet sie sich nicht unbedingt für alle anfallenden Aufgaben, die sich in klaren Regeln ausdrücken lassen – was nur ein, zweimal pro Jahr zu machen ist, lohnt wahrscheinlich den Aufwand nicht.

Um Automatisierung zu lieben, muss man übrigens kein großer Fan von Technik und Technologie sein. Wir nutzen die Technologie als Mittel zum Zweck.

Wo gibt es in Ihrem Alltag Aufgaben, die sich in Regeln packen und automatisieren lassen? Wo könnten Sie mit Automatisierung Zeit sparen, die sich besser nutzen lässt? Ich bin sicher, die eine oder andere Stelle gibt es da noch …

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