Bestellabwicklung im Lager – wie ein Shopware-Händler mit der WEB-Villa schneller (und fehlerfreier) packt

17.07.2026

Bestellungen packen klingt erst mal nach dem einfachsten Teil im Online-Handel: Packzettel nehmen, Artikel zusammensuchen, ab in den Karton, fertig. In der Praxis steckt der Teufel aber im Detail – vor allem, wenn die Lagermitarbeiter den Versand direkt über den Shopware-Admin abwickeln. Da verklickt man sich schnell mal, markiert die falsche Bestellung als versendet, und überhaupt: Soll wirklich jeder im Lager Vollzugriff auf den gesamten Shop haben?

Es geht auch anders. Und zwar mit einem Werkzeug, das du vermutlich gar nicht als Lager-Tool auf dem Schirm hast: der WEB-Villa.

Moment – die WEB-Villa, ist das nicht ein Website-System? Genau die. (Vielleicht kennst du sie auch unter dem Namen RobinGrips.) Sie ist eben nicht nur „dein Zuhause im Internet", sondern lässt sich auch als maßgeschneidertes Tool einsetzen, das im Hintergrund mit Shopware spricht. Für einen unserer Kunden haben wir damit die komplette Bestellabwicklung im Lager gebaut – inklusive Retouren.

Die Idee dahinter

Der Kunde wollte den Versand aus dem Shopware-Backend herausholen und seinen Lagermitarbeitern eine eigene, schlanke Oberfläche geben – eine, die genau das kann, was im Lager gebraucht wird, und nichts, was ablenkt oder Schaden anrichten kann. Gepackt wird per Scanner, die Bestellungen in Shopware aktualisieren sich automatisch, und Packzettel, Lieferscheine und Paketlabels landen automatisch am Drucker im Lager.

So läuft das Packen jetzt ab

Das Schöne beginnt schon, bevor überhaupt jemand zum Karton greift: Sobald die Bestellung bezahlt ist, druckt das System automatisch den Packzettel am Lagerdrucker.

• Ist die Bestellung sofort bezahlt (z. B. per PayPal), kommt der Packzettel direkt.
• Wird erst später bezahlt, wird er automatisch gedruckt, sobald die Bestellung auf „bezahlt" wechselt.

Und dieser Packzettel ist kein 08/15-Ausdruck, sondern denkt mit. Wir haben ihn genau auf das Lager und die Produkte des Kunden zugeschnitten, damit er beim Picken richtig Arbeit abnimmt:

• Mehrmengen sind farblich markiert – so springt sofort ins Auge: „den brauche ich zweimal".
• Die Lagerpositionen sind hervorgehoben, damit ohne Suchen klar ist, wo welcher Artikel liegt.
• Ein Produktbild erlaubt den direkten Vergleich – passt der Artikel in der Hand zu dem auf dem Zettel?
• Ein Barcode der Bestellnummer macht den Einstieg ins System zum schnellen Scan.
• Und für Artikel aus dem Fremdlager gibt es einen Platzhalter für die Bestellnotiz.

Damit ist die halbe Arbeit schon getan, bevor der erste Artikel gescannt ist. Dann übernimmt das Lager:

1. Der Mitarbeiter schnappt sich den Packzettel, sucht die Artikel zusammen und geht zum Scanner.
2. Er scannt den Barcode der Bestellnummer auf dem Packzettel und springt damit direkt in die richtige Bestellung. (Alternativ kann er auch einen Artikel scannen – dann schlägt das System die passenden Bestellungen vor, die diesen Artikel enthalten, und er wählt die richtige über die Bestellnummer aus.)
3. Jetzt scannt er die Einzelident-Nummer des Artikels – eine eindeutige Kennung pro Stück. Das System bucht den passenden Artikel in der Bestellung und die Einzelident aus.
4. Ist alles im Karton, drückt der Mitarbeiter auf „weiter". Das System prüft dann automatisch:
   • Alle Artikel ausgebucht? → Die Bestellung wird auf versendet gesetzt.
   • Nicht alle? → Die Bestellung wird auf Teilversand gesetzt.

Erst jetzt – nach dem Packen – druckt das System den Lieferschein und das Paketlabel am Lagerdrucker. Und die Bestellung in Shopware ist im selben Moment auf dem aktuellen Stand, ganz ohne Handarbeit im Backend.

Der Lieferschein, der mit ins Paket geht, ist dabei ebenfalls angepasst: Artikel, die nachgeliefert werden, oder solche, die bereits retourniert wurden, sind entsprechend gekennzeichnet. So hat auch der Kunde bei einer Teillieferung oder Nachlieferung volle Transparenz darüber, was im Paket liegt und was noch kommt.

Retouren? Genauso schnell

Kommt ein Paket zurück, läuft es im Grunde rückwärts:

1. Der Mitarbeiter scannt den Artikel. Über die Einzelident ist eindeutig nachvollziehbar, zu welcher Bestellung er gehört.
2. Das System erkennt den Artikel und gibt die Einzelident wieder frei.
3. Die Bestellung wird auf storniert oder teilstorniert gesetzt – je nachdem, ob das ganze Paket oder nur ein Teil zurückkommt.

Kein Suchen, kein Rätselraten, welche Bestellung gemeint ist – die eindeutige Kennung macht's.

Warum über die WEB-Villa und nicht einfach über den Shopware-Admin?

Gute Frage – und es gibt zwei handfeste Gründe.

Der erste: weniger Fehler. Weil im Lager gescannt statt getippt wird, schleichen sich kaum noch Fehleingaben ein. Die Einzelident sorgt dafür, dass wirklich der richtige Artikel der richtigen Bestellung zugeordnet wird – nicht der, der zufällig ähnlich aussieht. Und der mitdenkende Packzettel verhindert schon beim Picken die typischen „ach, davon zwei?"-Patzer.

Der zweite: Fokus statt Ablenkung – und mehr Sicherheit nebenbei. Der Lagermitarbeiter braucht keinen Zugang zum Shopware-Backend. Er sieht genau die schlanke Oberfläche, die er für seine Arbeit braucht, und sonst nichts. Das schützt vor versehentlichen Änderungen im Shop und lässt ihn sich auf seinen Kern konzentrieren: schnell und korrekt packen.

Dazu kommt, dass WEB-Villa und Shopware über die Schnittstelle sauber miteinander reden. Die Daten fließen automatisch dorthin, wo sie hingehören – niemand muss irgendetwas doppelt pflegen.

Die WEB-Villa kann mehr, als man denkt

Für mich ist das ein schönes Beispiel dafür, dass die WEB-Villa eben nicht in eine Schublade passt. Mal ist sie eine Website, mal ein Mitarbeiterbereich – und mal eben ein maßgeschneidertes Lager-Tool, das Shopware den Rücken freihält. Entscheidend ist nicht, was sie „von Haus aus" ist, sondern was du brauchst.

Du hast auch so einen Prozess, der über den Shopware-Admin umständlich oder fehleranfällig ist, und fragst dich, ob das nicht eleganter geht? Dann sprich uns gerne an – wir schauen uns das gemeinsam an.

Happy Selling,

Bettina 🌞

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