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Hilfe, so viel zu tun. Wo fange ich bloß an?

23.07.2019

Ich glaube, jeder, der selbstständig ist, steht mal an diesem Punkt. Die Aufgaben und Todos, die Ideen und Pläne türmen sich, und es ist nicht genügend Zeit, alles umzusetzen. Dazu kommen dann noch die ungeplanten Dinge, die man nicht auf dem Schirm hatte. Und dass manches länger dauert als geplant. Und eh man sich versieht, ist man richtig schön drin in einem Strudel von Anforderungen, verbunden mit Überforderung, Stress und Druck.

Das ist nicht nur ungesund, sondern schadet auf Dauer auch der Motivation und dem Erfolg.

Wer langfristig erfolgreich und dabei glücklich sein will, braucht ein gutes System, um alle Ideen und Aufgaben zu managen.

Die Dinge aus dem Kopf bekommen

Eine wunderbare Übung, die ich immer wieder gerne mache, wenn mir die Dinge über den Kopf wachsen, ist: "Aus dem Kopf aufs Papier".

Ich nehme mir ein großes Blatt Papier (A3 oder größer) und schreibe dort stichpunktartig alles auf, was mir im Kopf herumschwirrt. Alle Aufgaben, Sorgen, Gedanken. Dann hab ich den Kopf schon mal leer.

Anschließend streiche ich alles, was ich eh nicht beeinflussen kann. Die Entwicklung der Nachfrage für mein Angebot. Ob mein Hoster irgendein Update plant, das mich betreffen könnte.

Den Rest versuche ich zu gruppieren. Dazu gebe ich dir gleich noch einige Tipps. Du kannst hier z. B. festlegen, was kurzfristig umgesetzt werden muss und was Zeit hat. Was erst noch eine Konzeption benötigt und noch gar nicht zu Ende gedacht wurde, und was direkt fertiggestellt werden kann.

Wenn die Dinge so zusammengefasst werden, werden sie direkt handhabbar. Du bekommst die Kontrolle zurück (oder zumindest ein Gefühl von Kontrolle wink).

Ist es wichtig oder nur dringend?

Eine gute Möglichkeit, Aufgaben zu unterteilen, ist das Eisenhower Prinzip. Danach werden Aufgaben in dringend und wichtig eingeteilt. Alle Aufgaben sollten entweder dringend oder wichtig sein, oder beides. Aufgaben, die weder das eine noch das andere sind, können gleich aussortiert werden. Das sind nur Lückenfüller und Zeitfresser.

Dringend ist alles, wo ein Termin dran steht. Ich meine, von Stefan Merath stammt die Aussage: "Dringend ist alles, was zwei Beine hat und zur Tür rein kommt", die ich sehr treffend finde. Dringend ist alles, was von anderen (Kunden, Mitarbeitern, dem Finanzamt) an uns herangetragen wird.

Wichtig hingegen ist alles, was uns weiter bringt, unserem Ziel entgegen. Viele Dinge sind extrem wichtig, damit wir weiter wachsen können, aber nicht dringend. Wir neigen jedoch oft dazu, den dringenden Dingen - denen mit Termindruck - den Vorrang zu geben. Das führt dann dazu, dass die wichtigen Dinge wieder und wieder aufgeschoben werden.

Aufgaben können auch gleichzeitig dringend UND wichtig sein. Diese erledigen wir am besten sofort. Kritisch sind die Dinge, die wichtig, aber eben nicht dringend sind.

Richtig paradox wird es, wenn wichtige Dinge in Zukunft dafür sorgen können, dass wir den Kopf freier oder mehr Zeit haben. Oder dass andere wichtige oder dringende Dinge schneller erledigt werden können oder sogar wegfallen. Und wir sie trotzdem nicht machen, eben weil sie nicht dringend sind. Weil anderes immer wieder vorgeht.

In unserem Herz und Nieren CheckUp für Online-Shops beachten wir dieses Prinzip übrigens sehr sorgfältig und sortieren die Aufgaben nicht nach Dringlichkeit, sondern danach, wie wichtig sie für deinen zukünftigen Erfolg sind (und dafür, dass du in Zukunft Zeit und Aufwand sparst). Hier findest du mehr Infos dazu.

Unwichtiges delegieren

Wenn du Mitarbeiter hast, kannst du unwichtige Dinge, die "nur" dringend sind, am besten delegieren. Wenn du noch solo unterwegs bist, sind die dringenden, nicht wichtigen Dinge die, die du als erstes an freie Mitarbeiter oder Dienstleister abgeben kannst. Denn in der Regel ist es bei dieser Art von Aufgaben nicht notwendig, dass du dich selbst darum kümmerst.

Zu solchen Dingen gehören z. B. der TÜV fürs Auto, die Bezahlung von Rechnungen, die Steuererklärung. Auch ein planmäßiges Update für das Shopsystem gehört dazu (wenn du nicht schon so lange gewartet hast, dass es wirklich wichtig wird).

Überlege dir regelmäßig, was von dem, was du tust, delegiert werden kann. Aus eigener Erfahrung weiß ich, wir delegieren oft viel weniger als wir könnten. Hier liegt ein riesiges Potenzial an Zeit, die wir wiederum für die wichtigen Dinge nutzen könnten.

The ONE Thing

Ein weiteres wichtiges Prinzip bei der Bewältigung einer hohen Flut an Aufgaben ist die Konzentration, die Priorisierung.

Meinen ersten echten Shift von ständiger Überforderung zur Gelassenheit erreichte ich, als ich begann, von einer endlos langen Todo-Liste auf drei Prioritäten pro Woche umzusteigen.

Vor einiger Zeit stieß ich auf das Buch "The ONE Thing" von Gary Keller*, der noch einen Schritt weiter geht. Eine einzige Sache zu einer Zeit, propagiert er. Und das leuchtet mir ein (auch wenn ich das selbst im Alltag noch nicht zu 100% geschafft habe).

Denn wenn wir uns für die eine Sache entscheiden müssen, dann müssen wir nachdenken, bevor wir agieren. Wir müssen ganz klar priorisieren und können nicht einfach wild drauf loslegen. Nach der 80-20-Regel (Pareto) erreichen wir ohnehin mit 20% unseres Einsatzes (unserer Zeit) 80% unserer Ergebnisse. Warum nicht gleich den Rest weglassen? Wenn wir uns ganz klar auf eine Sache konzentrieren, sind wir gezwungen, diese eine Sache zu identifizieren.

Wir kommen aus dem Re-agieren raus ins Agieren.

Am Anfang scheint es schwer, diese eine Sache zu identifizieren. Aber je mehr wir das üben, je mehr wir das in unser tägliches Denken integrieren, desto leichter (und selbstverständlicher) wird es.

Und noch einen Effekt hat es, sich auf nur eine Sache zu einer Zeit zu konzentrieren. Er klingt vermutlich banal, ist es aber nicht. Wir bringen die Dinge, die wir angefangen haben, zu Ende. Das ist selbstverständlich? Nein, ist es nicht.

Auch ich fange immer wieder Dinge an, die ich dann mittendrin verwerfe und nicht zu Ende bringe.

Das kostet nicht nur endlos viel Zeit, die ich ja mit etwas vergeudet habe, was nicht fertig wird. Es wird auch nichts fertig, was am Ende wieder Geld einbringen kann.

Der Grund, dass wir etwas nicht fertigstellen, ist übrigens sehr oft, dass wir uns zu lange damit aufhalten. Weil wir "nebenbei" noch anderes tun. Weil wir uns nicht konzentrieren.

Nochmal kurze Werbeeinblendung: In unserem Herz und Nieren CheckUp priorisieren wir die Punkte, die wir als Todos herausgefiltert haben, bereits für dich vor. So dass du dich Schritt für Schritt um einen Punkt nach dem anderen kümmern kannst. Hier erfährst du mehr dazu.

Zu viel zu tun - hole Luft

Wenn du nicht weißt, wo dir der Kopf steht, dann erstmal danke, dass du bis hierher gelesen hast. Das war klug investierte Zeit!

Denn immer nur noch schneller machen hilft nicht - wir müssen etwas anders machen als bisher. Wir müssen aussteigen aus dem Hamsterrad und es uns von außen anschauen, um eine wahre Veränderung zu bewirken.

Deshalb hilft es auch, immer wieder bewusst auszusteigen. Sich einen Kaffee zu holen, eine kurze Pause zu machen, rauszugehen in die Natur. Anschließend haben wir wieder einen anderen Blick auf alles. Dann kannst du dich darauf stürzen, alles aus dem Kopf zu schreiben und die Dinge zu priorisieren, zu ordnen, zu delegieren.

Wenn du für deinen Shop Unterstützung brauchst, dann empfehle ich dir von Herzen unseren CheckUp. Wir beziehen all deine Pläne, Träume und Ideen mit ein. Nutze unseren Blick von außen und unsere Erfahrung mit OXID Shops und eCommerce (zusammen ca. 25 Jahre) und plane mit uns gemeinsam deine nächsten Schritte. Damit dein Kopf wieder frei wird und du gezielt handeln kannst.

Der Fahrplan, den wir ausarbeiten, ist dabei immer langfristig ausgelegt, mindestens auf die nächsten sechs Monate.

Im Juli haben wir übrigens einen Bonus: Mit der Buchung eines Herz und Nieren CheckUps für deinen OXID Shop erhältst du eine Stunde Beratung oder Programmierung oder Service zusätzlich oben drauf. Du kannst also unsere Expertise auch gleich nutzen, um die ersten Dinge zu realisieren.

Hier findest du mehr Infos.

* Werbelink (ohne zusätzliche Kosten für dich)


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Kategorien: Zeit, Geld & Nerven | Schlagworte: Prioritäten setzen, Projektmanagement, The ONE Thing, Zeit sparen

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